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Si tu n’es pas sur Google (Gmail) ni sur Microsoft, et que tu utilises une adresse email hébergée chez OVH, Infomaniak, Gandi, IONOS, ProtonMail (via Bridge) ou ton propre serveur, Actero se connecte en SMTP (envoi) + IMAP (réception) avec tes identifiants.

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Prérequis

  • Une adresse email professionnelle hébergée (typiquement contact@ta-boutique.com)
  • Les paramètres SMTP de ton fournisseur : serveur, port, SSL/TLS, identifiant, mot de passe
  • Les paramètres IMAP de ton fournisseur : serveur, port, SSL/TLS
  • Si ton fournisseur supporte les mots de passe d’application, génères-en un dédié à Actero (recommandé pour pouvoir le révoquer indépendamment)
  • Un compte Actero sur le plan Pro ou supérieur

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Connexion

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Ouvre Intégrations dans Actero

Intégrations → E-mail → Email personnalisé (SMTP/IMAP).
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Renseigne tes paramètres

Le formulaire te demande :
  • Adresse email (l’adresse from utilisée pour les envois)
  • Serveur SMTP + port SMTP (souvent 465 ou 587)
  • Serveur IMAP + port IMAP (souvent 993)
  • Identifiant (souvent identique à l’email)
  • Mot de passe (mot de passe email ou mot de passe d’application)
  • Utiliser SSL/TLS (à laisser sur ON dans 99 % des cas)
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Sauvegarde

Actero teste la connexion SMTP et IMAP avant d’enregistrer. Si l’un des deux échoue, tu vois le message d’erreur exact (mauvais port, certificat invalide, identifiants refusés).

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Paramètres courants

Vérifie toujours sur la page d’aide officielle de ton fournisseur — les ports peuvent changer.

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Sécurité

  • Le mot de passe est chiffré au repos dans la base Actero (AES-256-GCM), et il n’est déchiffré qu’au moment d’ouvrir la connexion à ta boîte
  • Il n’est jamais lisible depuis le navigateur, y compris depuis ton propre dashboard : la colonne est fermée à tout ce qui n’est pas le serveur Actero
  • Aucune transmission en clair : SSL/TLS obligatoire pour SMTP et IMAP
  • Tes identifiants sont vérifiés avant d’être enregistrés — si la connexion échoue, rien n’est stocké et le message t’indique lequel des deux (envoi ou réception) a été refusé
  • Si ton fournisseur supporte les app passwords, utilise-les plutôt que ton mot de passe principal — tu peux les révoquer sans changer ton mot de passe Gmail/iCloud/etc.
Si ton compte email a la 2FA activée (2-step verification), le mot de passe principal ne fonctionnera pas en SMTP/IMAP — tu dois générer un mot de passe d’application dédié.

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Comment l’agent fonctionne

Une fois SMTP/IMAP configurés :
  • L’agent relève ta boîte IMAP environ toutes les 5 minutes, plus espacé quand beaucoup de boîtes sont actives : il lit les emails non lus de la boîte de réception, reçus après la connexion (3 jours au plus)
  • Il écarte les messages automatiques (réponse automatique, liste de diffusion) et les expéditeurs que tu as exclus : ces emails restent non lus pour ton équipe
  • Il répond via SMTP depuis ton adresse, dans le fil de la conversation, avec la signature configurée dans Mon agent → Agent Email

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Réponse automatique ou « À traiter »

Dans Mon agent → Agent Email, l’interrupteur Répondre automatiquement aux emails décide de ce que fait l’agent :
  • Activé : l’agent répond seul via SMTP quand sa confiance atteint le Seuil de confiance IA réglé dans Agent Email (80 % par défaut) et hors de tes Heures silencieuses. Sinon, la conversation va dans À traiter (motif « Reçu pendant tes heures calmes », ou une confiance sous le seuil).
  • Désactivé : l’agent ne répond pas. La conversation arrive dans À traiter, avec le motif « Réponse automatique désactivée » : tu réponds depuis Actero.
L’agent ne dépose aucun brouillon dans le dossier Drafts de ta boîte.

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Quotas et limites

Les fournisseurs imposent souvent une limite d’envoi quotidienne (OVH = 500/jour, Infomaniak = 1000/jour, Gandi = 500/jour). Si tu dépasses, ton fournisseur refuse l’envoi (erreur SMTP du type 550 Quota exceeded). L’agent ne change pas de mode de lui-même. Pour des volumes élevés, utilise Resend (envois transactionnels, déliverabilité dédiée) pour l’envoi, en gardant ta boîte pour la réception.

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Déconnexion

Intégrations → E-mail → Email personnalisé (SMTP/IMAP) → Déconnecter supprime les credentials de la base Actero. Tu peux aussi désactiver / supprimer le mot de passe d’application chez ton fournisseur pour une révocation totale.

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Problèmes fréquents

Trois causes : (1) mauvais identifiant — souvent email complet, pas seulement le préfixe ; (2) mot de passe incorrect — vérifie en te connectant au webmail ; (3) la 2FA est active et tu utilises ton mot de passe principal au lieu d’un app password.
Le port est mauvais ou ton fournisseur bloque les connexions externes. Essaie le port 587 si 465 ne marche pas (et inversement). Vérifie aussi que ton hébergeur ne bloque pas les ports IMAP/SMTP côté firewall.
Ton fournisseur utilise un certificat non standard. Vérifie avec lui que le certificat de son serveur est valide, ou écris à contact@actero.fr en nous donnant le nom de ton fournisseur.
Vérifie d’abord dans Agent Email que Répondre automatiquement aux emails est activé : sinon les conversations attendent dans À traiter. Regarde ensuite le Seuil de confiance IA et les Heures silencieuses : un email sous le seuil, ou reçu pendant ces heures, attend lui aussi dans À traiter. Si rien de tout cela n’explique l’absence de réponse, le souci est SMTP côté fournisseur (quota, IP blacklistée) : vérifie ton compte webmail.

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FAQ

Microsoft OAuth pour Exchange/Outlook arrive bientôt — en attendant, utilise SMTP/IMAP avec un mot de passe d’application Microsoft 365.
Une seule par compte Actero. Pour plusieurs adresses, utilise des forwards côté fournisseur vers celle que tu connectes.
ProtonMail ne supporte pas SMTP/IMAP nativement, il faut passer par ProtonMail Bridge installé sur un serveur. Configure ensuite Actero avec les paramètres locaux du Bridge.